Notatka służbowa to formalne narzędzie dokumentujące niewłaściwe zachowanie pracownika, które może stanowić podstawę do podjęcia dalszych kroków dyscyplinarnych. Prawidłowo sporządzona notatka chroni zarówno pracodawcę, jak i kierownika przed potencjalnymi zarzutami o niesprawiedliwe traktowanie. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, jak napisać taką notatkę krok po kroku, aby była ona skuteczna i zgodna z przepisami prawa pracy.

Kiedy warto sporządzić notatkę służbową

Notatka służbowa dotycząca niewłaściwego zachowania pracownika powinna być sporządzana w następujących sytuacjach:

  • Powtarzające się spóźnienia lub nieobecności
  • Niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków
  • Naruszenie zasad bezpieczeństwa pracy
  • Niewłaściwe zachowanie wobec współpracowników lub klientów
  • Nieprzestrzeganie regulaminu pracy lub procedur firmowych
  • Działanie na szkodę pracodawcy

Pamiętaj: Notatka służbowa powinna być sporządzana niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia, gdy fakty i okoliczności są świeże i możliwe do precyzyjnego udokumentowania.

Elementy poprawnej notatki służbowej

Prawidłowo sporządzona notatka służbowa o złym zachowaniu pracownika powinna zawierać następujące elementy:

  • Miejsce i datę sporządzenia dokumentu
  • Dane osoby sporządzającej notatkę (imię, nazwisko, stanowisko)
  • Dane pracownika, którego dotyczy notatka (imię, nazwisko, stanowisko)
  • Tytuł dokumentu: „Notatka służbowa”
  • Dokładny opis zdarzenia (data, godzina, miejsce)
  • Obiektywny opis faktów i okoliczności
  • Informacje o ewentualnych świadkach zdarzenia
  • Konsekwencje zdarzenia dla firmy lub zespołu
  • Podpis osoby sporządzającej notatkę

Krok po kroku – jak napisać skuteczną notatkę służbową

Krok 1: Zbierz wszystkie niezbędne informacje

Przed przystąpieniem do pisania notatki służbowej:

  1. Zanotuj dokładną datę i godzinę zdarzenia
  2. Spisz nazwiska wszystkich osób zaangażowanych lub świadków
  3. Zbierz wszelkie dowody (np. e-maile, wiadomości, raporty)
  4. Ustal, które zasady lub procedury zostały naruszone

Krok 2: Napisz nagłówek i dane identyfikacyjne

Rozpocznij notatkę od umieszczenia podstawowych informacji:

  1. W prawym górnym rogu wpisz miejscowość i datę sporządzenia notatki
  2. Poniżej umieść swoje dane jako autora notatki (imię, nazwisko, stanowisko)
  3. Na środku strony napisz wyraźny tytuł: „NOTATKA SŁUŻBOWA”
  4. Pod tytułem umieść dane pracownika, którego dotyczy notatka

Krok 3: Opisz zdarzenie

W głównej części notatki:

  1. Rozpocznij od frazy: „W dniu [data] o godzinie [godzina] w [miejsce]…”
  2. Opisz dokładnie, co się wydarzyło, używając prostego i rzeczowego języka
  3. Skup się wyłącznie na faktach, unikaj osobistych opinii i emocji
  4. Wskaż konkretne zasady lub procedury, które zostały naruszone
  5. Opisz ewentualne konsekwencje zachowania pracownika dla firmy

Ważne: Używaj konkretnych określeń zamiast ogólników. Zamiast „pracownik spóźnił się znacznie” napisz „pracownik spóźnił się 45 minut”.

Krok 4: Udokumentuj wcześniejsze incydenty (jeśli miały miejsce)

Jeżeli nie jest to pierwszy przypadek niewłaściwego zachowania:

  1. Wspomnij o wcześniejszych podobnych zdarzeniach
  2. Podaj daty i okoliczności poprzednich incydentów
  3. Opisz krótko podjęte wcześniej działania (np. rozmowy dyscyplinujące, ustne upomnienia)

Krok 5: Zakończ i podpisz notatkę

Na końcu dokumentu:

  1. Umieść informację o tym, kto został poinformowany o zdarzeniu
  2. Wskaż, gdzie przechowywana będzie notatka
  3. Złóż czytelny podpis
  4. Jeśli to możliwe, uzyskaj podpis przełożonego

Przykładowy szablon notatki służbowej

Poniżej znajdziesz praktyczny wzór, który możesz dostosować do swojej sytuacji:

[Miejscowość], [data]

[Twoje imię i nazwisko]
[Twoje stanowisko]

NOTATKA SŁUŻBOWA

Dotyczy: [imię i nazwisko pracownika], [stanowisko]

W dniu [data] o godzinie [godzina] w [miejsce zdarzenia] pracownik [imię i nazwisko] [szczegółowy opis zachowania/zdarzenia]. Zachowanie to narusza [konkretny punkt regulaminu/umowy/procedury].

[Opis konsekwencji tego zachowania dla firmy/zespołu/klientów].

Świadkami zdarzenia byli: [imiona i nazwiska świadków, jeśli byli].

Jest to [pierwszy/kolejny] tego typu incydent. [Jeśli kolejny, wspomnij o poprzednich i podjętych działaniach].

O sytuacji poinformowano [np. dyrektora działu HR].

[Twój podpis]
[Miejsce na podpis przełożonego]

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu notatki służbowej

Unikaj następujących błędów, które mogą podważyć wartość twojej notatki:

  • Emocjonalny język – używanie określeń wartościujących zamiast faktów
  • Zbyt ogólne opisy – brak konkretów i precyzyjnych informacji
  • Opóźnione sporządzenie notatki – zbyt duży odstęp czasowy od zdarzenia
  • Brak odniesienia do konkretnych zasad – nieprecyzyjne wskazanie naruszonych regulacji
  • Nieuwzględnienie wcześniejszych incydentów – traktowanie każdego zdarzenia jako odosobnionego

Co zrobić z notatką po jej sporządzeniu

Po napisaniu notatki służbowej:

  1. Przekaż kopię notatki pracownikowi, którego dotyczy
  2. Poproś pracownika o podpisanie notatki (lub zanotuj odmowę podpisu)
  3. Przekaż kopię do działu HR lub przełożonego
  4. Zachowaj oryginał w odpowiedniej dokumentacji pracowniczej
  5. Monitoruj, czy podobne zachowania się powtarzają i w razie potrzeby podejmuj kolejne kroki

Prawidłowo sporządzona notatka służbowa stanowi ważny element dokumentacji pracowniczej i może być kluczowym dowodem w przypadku postępowania dyscyplinarnego lub sporu pracowniczego. Pamiętaj, że jej celem jest obiektywne udokumentowanie faktów, a nie wyrażenie osobistych opinii czy emocji związanych z zachowaniem pracownika. Dobrze przygotowana notatka może również pomóc pracownikowi zrozumieć powagę sytuacji i zmotywować go do poprawy swojego zachowania.