Nagrywanie dyktafonem od dawna nie jest domeną dziennikarzy – robią to pracownicy, przedsiębiorcy, rodzice, a nawet uczniowie. Problem zaczyna się w momencie, gdy pojawia się pytanie: czy to w ogóle legalne? Krok 1 – trzeba odróżnić, co wolno nagrywać. Krok 2 – zrozumieć, kiedy potrzebna jest zgoda. Efekt końcowy: świadome korzystanie z dyktafonu bez ryzyka oskarżenia o naruszenie prawa.

Wbrew obiegowym opiniom, w polskim prawie nie istnieje jeden prosty przepis „o nagrywaniu rozmów”. Trzeba połączyć kilka ustaw: kodeks cywilny, kodeks karny, przepisy o danych osobowych i regulacje dotyczące postępowań sądowych. To brzmi groźnie, ale po rozłożeniu na czynniki pierwsze robi się z tego całkiem logiczny zestaw zasad.

Podstawy prawne nagrywania rozmów w Polsce

Na początek warto uporządkować, z czego w ogóle wynika legalność lub nielegalność nagrywania. Nie funkcjonuje przepis, który wprost zakazuje używania dyktafonu. Zamiast tego prawo chroni kilka dóbr: prywatność, tajemnicę komunikacji i dobra osobiste.

• Art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego – ochrona dóbr osobistych (w tym prywatności, wizerunku, tajemnicy korespondencji).
• Art. 267 Kodeksu karnego – zakaz bezprawnego uzyskiwania informacji (podsłuch, przechwytywanie rozmów, do których nie jest się stroną).
• RODO i ustawa o ochronie danych osobowych – kiedy nagranie zawiera dane osobowe, wchodzi w grę ich przetwarzanie.

Z tych przepisów wynika jedna kluczowa rzecz: inaczej traktuje się nagrywanie własnej rozmowy, a inaczej cudzej, do której nie ma się dostępu jako uczestnik.

Z punktu widzenia prawa karnego w Polsce nagrywanie własnej rozmowy co do zasady jest legalne, nawet bez informowania drugiej strony. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś nagrywa rozmowę, w której sam nie uczestniczy.

Nagrywanie własnej rozmowy – czy trzeba mieć zgodę?

To najczęstszy scenariusz: włączony dyktafon podczas rozmowy z szefem, kontrahentem czy urzędnikiem. W polskim prawie przyjmuje się, że osoba będąca stroną rozmowy ma prawo ją utrwalić, nawet bez zgody i bez informowania pozostałych uczestników.

Wynika to z faktu, że art. 267 k.k. dotyczy „uzyskania informacji, do której nie było się uprawnionym” – uczestnik rozmowy jest do niej uprawniony, więc jej nagranie nie jest „włamaniem” w sferę cudzej tajemnicy. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności w późniejszym używaniu nagrania.

Granice wykorzystania nagrania własnej rozmowy

Sam akt nagrania to jedno, ale kluczowe są dwie kolejne kwestie: przechowywanie i udostępnianie nagrania. Udostępnienie np. w internecie, wśród znajomych czy na firmowym czacie może już naruszać dobra osobiste rozmówcy.

Osoba nagrana może powołać się na naruszenie:

• prywatności – gdy nagranie ujawnia sprawy osobiste, zdrowotne czy rodzinne,
• dóbr osobistych związanych z reputacją – gdy nagranie szkodzi dobremu imieniu.

W praktyce sądowej dość często uznaje się, że wykorzystanie nagrania wyłącznie jako dowodu w sporze (np. sądowym lub przed organem) jest dopuszczalne, nawet jeśli nagrywana osoba nie wiedziała o nagraniu. Udostępnienie tego samego nagrania publicznie może być już uznane za bezprawne.

Warto też pamiętać, że przy dłuższym przechowywaniu nagrań wchodzi w grę problem danych osobowych, bo głos i treść rozmowy pozwalają zidentyfikować osobę. W przypadku osoby prywatnej, nagrywającej wyłącznie na własne potrzeby, zwykle stosuje się tzw. wyjątek „domowy” w RODO, ale już w firmie sytuacja wygląda inaczej.

Nagrywanie cudzej rozmowy – gdzie zaczyna się przestępstwo

Największe ryzyko prawne dotyczy sytuacji, gdy nagrywana jest rozmowa, w której nagrywający nie bierze udziału. Chodzi o klasyczny podsłuch: ukryty dyktafon w biurze, w domu, w samochodzie czy na korytarzu.

Wtedy wprost wchodzi w grę art. 267 § 3 Kodeksu karnego: kto zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, podlega karze. Co istotne, nie ma znaczenia, czy rozmowa dotyczy spraw „błahych”, ani czy nagranie zostanie kiedykolwiek użyte.

Podsłuch w domu, w pracy, w przestrzeni publicznej

Dość częste jest fałszywe przekonanie, że „u siebie w domu wolno wszystko”. Nagranie cudzej rozmowy w domu, jeśli nagrywający nie jest jej stroną, nadal może stanowić przestępstwo. Dotyczy to np. ukrywania dyktafonu w pokoju dziecka, małżonka czy współlokatora.

W pracy scenariusz jest jeszcze bardziej problematyczny. Pracodawca zakładający dyktafon w pokoju socjalnym albo pracownik nagrywający cudze rozmowy w gabinecie – to typowe przykłady, w których może dojść do naruszenia art. 267 k.k., a dodatkowo przepisów prawa pracy i ochrony danych osobowych.

Przestrzeń publiczna nie jest tu „strefą bezprawia”. Jeśli nagrywany jest tłum na ulicy, a głosy są przypadkowym tłem, ryzyko jest niewielkie. Ale już systematyczne nagrywanie konkretnych osób, śledzenie ich rozmów w parku czy kawiarni może zostać uznane za bezprawny podsłuch.

Jeżeli w nagrywanej rozmowie nie bierze się udziału, a stosowany jest dyktafon lub inne urządzenie podsłuchowe, ryzyko odpowiedzialności karnej z art. 267 k.k. jest bardzo realne – niezależnie od tego, czy nagranie „miało być tylko dla siebie”.

Nagrywanie w pracy: pracownik i pracodawca

Temat nagrywania w środowisku pracy zasługuje na osobne omówienie, bo tu ścierają się różne interesy: kontrola, bezpieczeństwo i prywatność.

Pracownik nagrywający przełożonego lub kolegów

Jeżeli pracownik nagrywa własne rozmowy z przełożonym (np. dotyczące mobbingu, zmian warunków pracy, zakresu obowiązków), co do zasady jest to legalne. Nagranie takiej rozmowy bywa potem wykorzystywane jako dowód w sporach sądowych z pracodawcą, i sądy pracy zazwyczaj dopuszczają takie nagrania.

Sprawa komplikuje się, gdy pracownik zaczyna nagrywać rozmowy innych osób, w których nie uczestniczy. Tu powraca problem podsłuchu. Dodatkowo pracodawca może uznać takie działanie za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych (utrata zaufania, naruszenie tajemnicy zakładu pracy), co w skrajnych przypadkach kończy się dyscyplinarką.

Pracodawca nagrywający pracowników

Pracodawca ma możliwość wprowadzenia różnego rodzaju monitoringu (wideo, audio), ale nie jest to „wolna amerykanka”. Nagrywanie głosu pracowników przy pomocy dyktafonów lub systemów rejestrujących rozmowy telefoniczne musi być uzasadnione, proporcjonalne i przejrzyste.

W praktyce oznacza to m.in.:

• konieczność poinformowania pracowników o nagrywaniu,
• określenie celu i podstawy prawnej przetwarzania nagrań (np. bezpieczeństwo, obsługa reklamacji),
• zastosowanie zasad RODO (minimalizacja danych, ograniczenie czasu przechowywania).

Ciche nagrywanie pracowników dyktafonem, bez żadnych zasad i informacji, może prowadzić nie tylko do sporów przed sądem pracy, ale też do problemów z organem nadzorczym ds. ochrony danych.

Czy nagranie z dyktafonu może być dowodem w sądzie?

Przez długi czas powtarzano opinie, że „nielegalne nagranie jest nieważne” czy „sąd tego nie uzna”. Aktualna linia orzecznicza jest bardziej elastyczna. Sądy często dopuszczają nagrania, nawet jeśli powstały bez wiedzy drugiej strony, zwłaszcza w sporach pracowniczych i rodzinnych.

Trzeba jednak rozróżnić dwie kwestie:

1. Dopuszczalność dowodu – czy sąd weźmie nagranie pod uwagę,
2. Ocena zachowania nagrywającego – czy nagrywanie nie naruszyło dóbr osobistych lub nie stanowiło przestępstwa.

Sąd może więc jednocześnie dopuścić nagranie jako dowód, a przy tym stwierdzić, że sposób jego pozyskania był bezprawny i powinien mieć konsekwencje na innym gruncie (cywilnym lub karnym). Dlatego traktowanie dyktafonu jako „ostatecznej broni” powinno być przemyślane, a nie odruchowe.

Na co uważać, korzystając z dyktafonu na co dzień

Kilka zasad porządkuje temat i realnie zmniejsza ryzyko problemów:

• nagrywanie własnej rozmowy – co do zasady dopuszczalne, ale ostrożnie z publicznym udostępnianiem nagrań,
• nagrywanie cudzych rozmów – wysokie ryzyko naruszenia art. 267 k.k., szczególnie przy „ukrytych” dyktafonach,
• nagrywanie w pracy – jako pracownik lepiej ograniczać się do własnych rozmów; jako pracodawca trzeba zadbać o zgodność z prawem pracy i RODO,
• przechowywanie nagrań – im dłużej i im szerzej są udostępniane, tym większe znaczenie ma ochrona danych i dóbr osobistych.

Najrozsądniejsze podejście do nagrywania dyktafonem polega na tym, by za każdym razem odpowiedzieć sobie na trzy pytania: czy jest się stroną rozmowy, w jakim celu nagranie powstaje i komu potencjalnie mogłoby zostać pokazane. Dopiero wtedy użycie dyktafonu staje się narzędziem, a nie ryzykiem prawnym, które wymknęło się spod kontroli.